水利工程檔案管理與資料整編

水利工程檔案管理與資料整編

陳少釗

（深圳市廣水建設(shè)工程有限公司，助理工程師、注冊二級建造師）

【摘  要】本文著重闡述水利工程檔案的重要性、特點、價值和作用；工程檔案的收集、管理、整編及歸檔。

【關(guān)鍵詞】水利工程檔案；價值；收集；管理

1、工程檔案的重要性

工程檔案是歷史的記錄，它來源于工程建設(shè)全過程，不僅在建設(shè)過程中具有重要作用（質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與工程竣工驗收等），而且在工程建成后的運行、管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件。借助檔案，人們可以查尋了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質(zhì)量終身負責(zé)制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。因此，對每一個工程項目不管是建設(shè)法人的甲方，承建項目的乙方以及設(shè)計、監(jiān)理等任何一個單位，對工程設(shè)計、報批立項、建設(shè)與竣工的全過程，務(wù)須高度重視各個階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。

加強工程檔案管理，是加強工程建設(shè)與管理工作的重要內(nèi)容，江澤民同志曾題詞:“檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負歷史責(zé)任的”。胡錦濤同志也指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。”可見檔案管理工作的重要性。

2、水利工程檔案的特點、價值和作用

（1）水利工程檔案具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性外，還有其固有特點：

①綜合性強：具有多元性和很強的綜合性，不僅是某一學(xué)科的信息反映，而且是以水利產(chǎn)業(yè)為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。

②原始數(shù)據(jù)價值高：水文與氣象隨機性很強，年際、年內(nèi)變化很大，資料年代越長越原始，價值就越大，一旦遺失將無法再生。

③地域性強：具有很強的地域性。每一條河流及水庫的特點各不相同。

（2）水利工程檔案的利用價值，對社會發(fā)展具有重要意義。它不但關(guān)系到工程的完整性，而且對領(lǐng)導(dǎo)的決策、科技人員的借鑒、質(zhì)量評定以及廉政監(jiān)督等方面都有著十分現(xiàn)實的作用。實踐證明，檔案的利用大多是查找資料性、憑證性的內(nèi)容，主要用以維護單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟利益，而且數(shù)量大、時間跨度長。

（3）水利工程檔案具有多方面的作用。一是對水利單位日常工作起查考作用。二是在防汛搶險時期，可借助檔案，詳細了解歷年來的水情、雨情及水利工程的狀況。三是在進行水利方面的學(xué)術(shù)研究時，可更好、更快地取得研究結(jié)果。四是通過查找檔案，可以節(jié)約開支，減少不必要的支出，可創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟價值。五是水利工程檔案不僅可以真實地記錄水利工程建設(shè)的歷史面貌，而且還是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因、追究事故責(zé)任的依據(jù)，更可為后人在工程使用、維護、改擴建方面提供必不可少的依據(jù)。

3、檔案資料的收集

從實際情況看，水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)難以完成；臨時機構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序、工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下收集方法：

3.1  追蹤收集

適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息并指導(dǎo)和督促相關(guān)技術(shù)管理人員有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。  

3.2  分階段收集

適用于建設(shè)周期長的工程。大、中型水利工程及跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

3.3  強制性收集

適用于對人員分散、臨時機構(gòu)較多的項目。我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項水利工程報建后，承建單位先交一定金額的資料押金，承建單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的承建單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

4、檔案資料的整編

立卷應(yīng)當(dāng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律和特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系和案卷的成套性、系統(tǒng)性。

（1）分類：按市檔案館的要求進行分類和編號，然后進行案卷組合。

（2）組卷：各工程形成的文件材料應(yīng)保持其成套性和完整性，按其形成的過程組卷。

（3）卷內(nèi)文件排列：

①管理性文字材料按事項、專業(yè)順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

②監(jiān)理文件按合同結(jié)合文種、時間順序排列。

③施工技術(shù)文件按工程專業(yè)或單位工程、分部分項（單元）工程的劃分排列；試驗報告、大宗原材料合格證等共用文件可集中組卷。

（4）卷內(nèi)目錄的編制：包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注、填寫卷序。

（5）卷內(nèi)備考表的填寫：包括卷內(nèi)備考表、互見號、說明、立卷人、立卷日期、審核人、審核日期。

（6）案卷封面的填寫：包括檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、案卷數(shù)量。

（7）案卷脊背的填寫：包括保管期限、檔號、案卷題名、庫列柜序和總流水號。

（8）案卷目錄的編制：所有檔案必須編制案卷目錄、序號、檔號、頁數(shù)、保管期限、備注。

（9）檔案總目錄的編制：檔案總目錄由案卷目錄和卷內(nèi)目錄構(gòu)成，先排案卷目錄，后排卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括項目名稱、項目代號、案卷起止號。

（10）案卷裝訂：文字材料必須剔除金屬物，破損的文件應(yīng)當(dāng)修復(fù)，采用三孔雙棉線左側(cè)裝訂。

5、工程檔案的管理要求

水利工程檔案管理工作，關(guān)鍵要注意其完整性、準確性、系統(tǒng)性。水利工程檔案管理過程中，要按《中華人民共和國檔案法》和國家現(xiàn)行檔案法規(guī)文件精神。努力貫徹理論聯(lián)系實際的方針，力求符合思想性、科學(xué)性和實用性的要求，采取靈活多樣的方式和方法，建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，把水利工程檔案工作進行分解，責(zé)任落實到人，確保水利工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和規(guī)范，使水利工程檔案達到標準化。

5.1  工作方法標準化

首先應(yīng)確定積累、立卷、歸檔等各環(huán)節(jié)的流程規(guī)范標準。其次建立標準的檔案工作程序圖，具體列出與各部門之間的關(guān)系及工作的周轉(zhuǎn)運行圖等等，使其達到程序化。

5.2  管理制度標準化

從水利工程建設(shè)的批復(fù)文件及勘探、設(shè)計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發(fā)放、回收等到工程檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統(tǒng)一的標準，而且要形成文件，用制度固定下來。為達到標準化還必須建立獎懲制度，對水利工程資料形成的每個重要環(huán)節(jié)，凡是做出突出貢獻的，組織上都應(yīng)給予適應(yīng)的獎勵，對確實屬于不重視檔案工作，工作馬馬虎虎，給檔案工作造成損失的，應(yīng)給予必要的處分。從而在抓檔案管理工作工程中，樹立先進典型，起到示范帶動作用，把檔案管理工作進一步做好、做扎實。

5.3  統(tǒng)計標準化

所謂統(tǒng)計標準化就是對檔案和檔案工作發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查，統(tǒng)計分析，提供統(tǒng)計資料，對水利工程各階段檔案工作實現(xiàn)統(tǒng)計監(jiān)督。具體就是統(tǒng)計工程檔案的收進、移出、結(jié)存、整理、鑒定、保管、利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及其它相關(guān)的各項內(nèi)容。只有使用統(tǒng)一的計量單位，統(tǒng)一格式的報表，才能有完整可靠的工程檔案數(shù)據(jù)。

5.4  其它方面

檔案存放管理也要達到標準化，檔案柜架包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等，均有一定的標準。除此之外，還要設(shè)有良好的通風(fēng)設(shè)備，保持通風(fēng)，濕度等項指標都要達到《檔案法》的要求。

6、工程檔案的歸檔及移交要求

水利工程檔案文件歸檔應(yīng)從項目的立項、可行性研究、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段、施工建設(shè)階段、竣工驗收階段及與項目建設(shè)有關(guān)的批復(fù)文件，參考資料等方面著手進行同步歸檔整理。

6.1  歸檔文件的質(zhì)量要求：

（1）歸檔的工程文件應(yīng)當(dāng)為原件；

（2）工程文件必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程；

（3）工程文件的內(nèi)容必須真實、完整、準確，與工程實際相符合；

（4）工程文件應(yīng)當(dāng)采用耐久性強的書寫材料，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；

（5）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格應(yīng)當(dāng)為A4幅面，圖紙應(yīng)當(dāng)采用國家標準圖幅；

（6）圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)當(dāng)是新圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件；

（7）利用施工圖改繪竣工圖的，必須標明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；

（8）所有竣工圖均應(yīng)當(dāng)加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內(nèi)容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)，并簽署完備?？⒐D章應(yīng)當(dāng)使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標欄上方空白處。

6.2  工程檔案的移交要求：

（1）檔案材料必須為原件；

（2）檔案材料完整、準確、系統(tǒng)，字跡清楚，整理編目符合《市檔案整理規(guī)范》要求；

（3）工程竣工圖與工程實體相符，修改符合規(guī)范要求，加蓋了竣工圖章，圖面整潔，規(guī)格統(tǒng)一，簽署完備；地下管線工程竣工圖應(yīng)當(dāng)以竣工測量成果為依據(jù)，數(shù)據(jù)完整、準確；

（4）建設(shè)工程竣工驗收合格后6個月內(nèi)必須向市檔案館移交建設(shè)工程檔案；

（5）建設(shè)工程項目完工后，勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)對建設(shè)工程檔案進行系統(tǒng)收集、規(guī)范整理，并按時向建設(shè)單位移交，由建設(shè)單位審查、匯總并進行統(tǒng)一編號編目錄后，以項目為單位向市檔案館移交；

（6）各單位在移交建設(shè)工程檔案時，應(yīng)當(dāng)將該建設(shè)工程檔案紙質(zhì)總目錄一式兩套及工程項目信息與檔案總目錄電子模板一并移交；

（7）移交單位在辦理檔案移交前，應(yīng)當(dāng)提請市檔案館行政管理部門對移交檔案進行進館前的檢查。在辦理檔案交接時，應(yīng)對照目錄逐一清點檔案，并出具《市檔案移交進館憑據(jù)》。

7、工程檔案工作中存在的主要問題

7.1  對檔案不夠重視

檔案意識淡薄，“檔案盲”占有一定比例，檔案管理工作作為水利工程管理整體的一部分，未能切實列入工作內(nèi)容，擺到應(yīng)有的位置，從人力（檔案員配置）、物力（檔案裝具和材料等）上給予必要的投入。未能正確認識檔案管理對水利工程使用、維修和水利工程建設(shè)的重要作用，而且這種作用將產(chǎn)生不小的經(jīng)濟效益。

7.2  檔案管理制度不健全

集中統(tǒng)一管理的原則不落實，處于“政出多門、多頭管理”導(dǎo)致“誰都不管”局面，工程建設(shè)中形成的規(guī)劃、設(shè)計、施工圖紙以及其它具有考查和憑證作用的圖片、圖表、聲像等基礎(chǔ)、技術(shù)文件資料缺乏統(tǒng)一收集、整理和保存，甚至出于各自所需，據(jù)為已有，導(dǎo)致檔案收集不完整，存放混亂，隨處散失。